Datenschutzerklärung der ifm business solutions gmbh
1. Geltungsbereich, Verantwortlicher, Datenschutzbeauftragter, Begriffsbestimmungen
1.1 Die vorliegende Datenschutzerklärung informiert darüber, wie und welche personenbezogenen Daten der Nutzer (im Folgenden: „Sie“) von uns, der ifm business solutions gmbh, bei Ihrem Besuch unseres Kundenportals (https://portal.ifm-business-solutions.com/de/) verarbeitet werden.
1.2 Die
ifm business solutions gmbh
Martinshardt 19
57074 Siegen
Tel: +49 271 23871 4000
Fax: +49 271 23871 4999
E-Mail:
ist Verantwortlicher gemäß Art. 4 Nr. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) für die Verarbeitungen personenbezogener Daten auf unserem Kundenportal (https://portal.ifm-business-solutions.com/de/) gemäß dieser Datenschutzerklärung (vgl. auch unser Impressum).
Sie können sich auch direkt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:
ifm group services gmbh
Datenschutzbeauftragter
Friedrichstraße 1
45128 Essen
E-Mail:
1.3 Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, z. B. Name, Adresse, E-Mail-Adressen, die Informationen über Ihre Nutzung unseres Kundenportals und unserer Webseiten (siehe dazu unten Ziffer 2).
Verarbeitung ist jeder Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten. Verarbeitungen sind zum Beispiel das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung personenbezogener Daten.
2. Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unseres Kundenportals oder bei der Kontaktaufnahme per E-Mail; Zweck und Rechtsgrundlage
2.1 Informatorische Nutzung unseres Kundenportals und unserer Webseiten
Bei der lediglich informatorischen Nutzung unseres Kundenportals und unserer Webseiten, also wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Webseiten betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten:
- IP-Adresse,
- Datum und Uhrzeit der Anfrage,
- Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT),
- Inhalt der Anforderung (konkrete Seite),
- Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
- jeweils übertragene Datenmenge,
- Webseite, von der die Anforderung kommt,
- Browser,
- Betriebssystem ud dessen Oberfläche,
- Sprache und Version der Browsersoftware und
- Ihre ungefähren Standortdaten, die wir aus der den vorgenannten Daten ableiten.
Zweck der Rechtsgrundlage
Der Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, Ihnen unsere Webseiten anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Absatz (1) Satz 1 lit. f) DS-GVO. Hiernach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen rechtmäßig, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte oder Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen.
2.2 Kontaktaufnahme per E-Mail oder Nutzung des Kontaktformulars
Bei Ihrer Kontaktaufnahme mit uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular verarbeiten wir
- Ihr mitgeteiltes Anliegen,
- das Unternehmen, für das Sie tätig sind,
- Ihr Geschlecht (Anrede),
- Ihren Vor- und Nachnamen
- Ihre geschäftlichen Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Anschrift und Telefonnummer; die Angabe der Kundennummer ist optional).
Zweck der Verarbeitung dieser Daten ist es, Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungsvorgänge ist Art. 6 Absatz (1) Satz 1 lit. f) DS-GVO, außer, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, dann ist die Rechtsgrundlage für die Speicherung Art. 6 Absatz (1) Satz 1 lit. c) DS-GVO; hiernach ist die Verarbeitung rechtmäßig, sofern dies zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, unabhängig vom Ausfüllen des Kontaktformulars und von der Beantwortung Ihrer Anfrage regelmäßige Informationen von uns zu beziehen (Newsletter, siehe dazu unten Ziffer 2.6 lit. c).
2.3 Cookies
a) Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserer Webseiten Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch die demjenigen, der den Cookie setzt (hier: uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Ihr Zweck ist es, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre - jederzeit widerrufliche - Einwilligung gemäß Art. 6 Absatz (1) Satz 1 lit. a) DS-GVO, die Sie bei Beginn Ihres Besuchs unseres Web-Auftritts erteilen bzw. Art. 6 Absatz (1) Satz 1 lit. f) DS-GVO.
b) Diese Webseiten nutzen folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:
- Transiente Cookies (dazu aa)
- Persistente Cookies (dazu bb).
aa) Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Webseiten zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.
bb) Persistente Cookies werden automatisiert nach einer von uns vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen. Durch die Löschung widerrufen Sie gleichzeitig Ihre Einwilligung zur Verarbeitung des jeweiligen Cookies.
c) Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und zum Beispiel die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Bitte beachten Sie, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen unserer Webseiten nutzen können.
Wenn Sie beim Anmelden in „my ifm" die „Angemeldet bleiben“-Funktion aktiviert lassen, wird ein dauerhaftes Cookie (für 60 Tage) im Browser Ihres Endgerätes gesetzt, das dafür sorgt, dass die Website Sie auch beim nächsten Besuch wiedererkennt. Dieses Cookie können Sie jederzeit wieder über die Einstellungen in Ihrem Browser löschen.
3. Customer Support
Im Rahmen unserer Kundenbetreuung nutzen wir Vonage Business Solutions Telefoniedienste, sog. Unified Communications, von Vonage B.V., Basisweg 10, 1043AP Amsterdam, Niederlande. Dabei handelt es sich um ein geschäftliches Telefonsystem, mit dem Unternehmen ihr VoIP-Telefonsystem mit internetfähigen Geräten verbinden und per Textnachricht, Telefonanruf oder Videokonferenz kommunizieren können. Dabei werden Anrufe werden über ein Adminportal verwaltet, in dem Accountmanager Anrufaufzeichnungen anhören, Wählbeschränkungen einrichten, die Dashboardsichtbarkeit für Mitarbeitende anpassen und Abrechnungsinformationen anzeigen können. Anrufaufzeichnungen können jedoch ausschließlich nach Einwilligung des Betroffenen erfolgen und werden nach angemessener Frist wieder gelöscht.
Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Vonage erhalten Sie hier (Datenschutzerklärung von Vonage): https://www.vonage.com/legal/privacy-policy/
4. Übermittlung und Weitergabe Ihrer Daten an Dritte
Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht ohne Ihre Einwilligung an Dritte.
Teilweise bedienen wir uns zur elektronischen Datenverarbeitung der Unterstützung durch dritte Unternehmen. Hierbei handelt es sich um zuverlässige Dienstleister, die wir sorgfältig ausgewählt haben, damit sie Ihre Daten gemäß unserem Auftrag verarbeiten. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 28 DS-GVO. Selbstverständlich sind unsere Dienstleister verpflichtet, mit den Daten sorgfältig, nur nach unserer Anweisung und gemäß den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben umzugehen, insbesondere die Daten weder zu eigenen Zwecken zu verwenden noch sie an Dritte weiterzugeben. In diesen Fällen schließen wir Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (sog. DPAs) mit Ihnen ab.
Darüber hinaus können Einzelfälle auftreten, in denen wir zur Weitergabe Ihrer Daten auf behördliche Anordnung hin gesetzlich verpflichtet sind, wenn und soweit dies für Zwecke der Strafverfolgung oder zur Gefahrenabwehr durch Polizei- oder sonstige Behörden erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Weitergabe ist in diesen Fälle Art. 6 Absatz (1) lit. c) DS-GVO.
Schließlich kann es Fälle geben, in denen Ihre Daten zu einem der in Ziffer 2 genannten Zwecke aufgrund der Arbeitsaufteilung innerhalb der ifm-Unternehmensgruppe weitergegeben werden an Gesellschaften, die mit der ifm business solutions gmbh gesellschaftsrechtlich verbunden sind (Tochter- oder Schwesterunternehmen).
Zweck der Weitergabe ist es, die Aufgaben, die bei der Verfolgung unternehmerischer Ziele innerhalb einer Unternehmensgruppe auftreten, innerhalb unserer Unternehmensgruppe strukturiert und gemäß unserer Arbeitsaufteilung zu erfüllen; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Absatz (1) Satz 1 lit. f) DS-GVO.
Soweit dabei personenbezogene Daten außerhalb der Staaten des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) verarbeitet werden, schützen wir Ihre personenbezogenen Daten, indem wir diese innerhalb unserer Unternehmensgruppe ausschließlich nach Maßgabe der Standarddatenschutzklauseln weitergeben und verarbeiten, die die EU-Kommission im Sinne von Art. 46 Absatz (2) lit. c) DS-GVO vorgegeben hat. Die Standarddatenschutzklauseln sind abrufbar unter https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/data-transfers-outside-eu/model-contracts-transfer-personal-data-third-countries_de. In diesen Fällen schließen wir Auftragsverarbeitungsvereinbarungen (sog. DPAs) mit Ihnen ab.
5. Ihre Rechte
5.1 Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen durch uns verarbeitet werden,
- Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten,
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
- Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, sofern die Rechtsgrundlage der Verarbeitung Art. 6 Absatz (1) Satz 1 lit. f) DS-GVO ist und
- Recht auf Datenübertragbarkeit.
5.2 Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
6. Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine jeweils aktuelle Version ist auf unseren Webseiten verfügbar. Bitte suchen Sie unsere Webseiten regelmäßig auf und informieren sich über die geltenden Datenschutzbestimmungen.
Stand: 15.05.2025